Code of Conduct

1. Einhaltung von Vorschriften

Der Geschäftspartner verpflichtet sich zur Achtung der jeweils anwendbaren Rechtsordnungen sowie der international anerkannten Menschenrechte. Sollten verschiedene Vorschriften nebeneinander gelten, ist diejenige anzuwenden, welche den Beschäftigten das höchste Maß an Schutz und Sicherheit gewährt. 

2. Achtung der Menschenrechte

Die Grundlage des Verhaltenskodexes der Viba Unternehmensgruppe bildet die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte gemäß der UN-Menschenrechtscharta. Wie auch wir verpflichten sich unsere Geschäftspartner vollumfänglich, die internationalen Menschenrechte zu respektieren sowie einzuhalten. Jede Form der Missachtung ist verboten und wird von uns nicht toleriert.  

3. Verbot von missbräuchlicher Kinderarbeit

Missbräuchliche Kinderarbeit wird von Viba nicht akzeptiert. Als solche wird die Ausbeutung der Kinder sowie die Gefährdung der physischen, psychischen, moralischen oder sozialen Entwicklung und Gesundheit der Kinder definiert. Aufgrund der kulturellen Begebenheiten wird die Mitarbeit der Kinder nach der Schulzeit geduldet, um an der Versorgung der Familie teilzuhaben. Jedoch ist die Schulpflicht entsprechend den länderspezifischen Normen einzuhalten. 

4. Zwangsarbeit und Disziplinierung

Arbeit muss auf freiwilliger Basis erfolgen. Alle Arten von Zwangs- und Pflichtarbeit sowie Disziplinarmaßnahmen sind uneingeschränkt untersagt. Dieser Punkt schließt insofern jedwede Androhung beziehungsweise Anwendung körperlicher Züchtigung, seelischer oder physischer Nötigung oder verbalen Missbrauch, Leibeigenschaft und Fronarbeiten aus. Die Leistung von Zahlungen zur Sicherung des Arbeitsplatzes und die Aushändigung der Ausweisdokumente durch die Beschäftigten sowie die Einbehaltung der Löhne außerhalb der vertragsrechtlichen Vereinbarung durch den Arbeitgeber sind verboten. Die Beschäftigten haben das Recht, den Arbeitsplatz nach Beendigung des üblichen Arbeitstages zu verlassen und diesen unter Einhaltung der Kündigungsfrist zu kündigen.

5. Gesundheit und Sicherheit

Die Geschäftspartner tragen Sorge für die Erhaltung der Gesundheit ihrer Arbeitnehmer sowie für die Schaffung einer sicheren und sauberen Arbeitsumgebung. Dies erfolgt über die Achtung der Hygienestandards, die Information und gegebenenfalls Schulung zu Arbeitssicherheitsverfahren, die vorsorgliche Risikominimierung am Arbeitsplatz sowie entsprechende Arbeitsschutzausrüstung für die Bereiche, wo weiterhin Risiken bestehen. Sie verpflichten sich außerdem, eine soziale Absicherung für die Arbeitnehmer zu gewährleisten – nach nationalen Standards oder, falls diese fehlen, eine angemessene und zumutbare Ersatzabsicherung. Falls der Arbeitgeber soziale Einrichtungen oder Firmenunterkünfte bereitstellt, hat dieser ebenso für Hygienestandards und Sicherheit sowie für die Deckung der Grundbedürfnisse in diesen zu sorgen. 

6. Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit

Die Gewährleistung der Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit ist ein grundsätzliches Recht der Arbeitnehmer. Diese Freiheiten dürfen weder be- noch verhindert werden. Ebenso dürfen diesen Aktivitäten keine Sanktionen nachfolgen. Wenn das Recht auf oben genannte Freiheiten aufgrund nationaler Gesetze eingeschränkt ist, sind alternative Möglichkeiten zum unabhängigen und freien Zusammenschluss, zur gemeinsamen Vertretung der Arbeitnehmerinteressen und zum direkten Austausch mit dem Arbeitgeber zu gestatten. 

7. Diskriminierung

Jede Art der Diskriminierung darf weder unterstützt noch toleriert werden, insbesondere bei Anstellung, Vergütung, Förderung, Beschäftigung oder Kündigung. Alle Arbeitnehmer sind gleich, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, Rasse, Hautfarbe, sozialem Hintergrund, Nationalität, ethnischer oder nationaler Herkunft, Mitgliedschaften, Weltanschauung, Behinderungen, sexueller oder politischer Orientierung oder anderen persönlichen Merkmalen.  

8. Faire Arbeitsbedingungen

Die Arbeitszeiten haben den nationalen Gesetzen, Industrienormen oder einschlägigen internationalen Normen zu entsprechen. Mehrarbeit muss freiwillig erfolgen und der innerstaatlichen Normen entsprechend zusätzlich vergütet werden. 
Die jeweils geltenden Vorschriften und Branchenstandards über Vergütung und Leistungen sind einzuhalten und Beschäftigte angemessen zu entlohnen. Der Geschäftspartner zahlt mindestens den gesetzlichen oder in seiner Branche üblichen Mindestlohn, je nachdem welcher höher ist. Illegale und unberechtigte Lohnabzüge, insbesondere in Form von Disziplinarmaßnahmen, sind untersagt. 

9. Geschäftliche Integrität

Der Geschäftspartner verpflichtet sich zur Beachtung aller anwendbaren Vorschriften und Verbote betreffend Korruption, Bestechung, Betrug und Erpressung. 
Insbesondere darf der Geschäftspartner keine Geschenke, Einladungen oder Zahlungen in der Absicht anbieten, Geschäftsbeziehungen unzulässig zu beeinflussen. Gleiches gilt für das Versprechen, Gewähren, Fordern oder Annehmen solcher Vorteile. Ausschließlich die Gewährung oder Annahme gesetzlich zulässiger Vorteile an bzw. durch Mitarbeiter der Viba Unternehmensgruppe ist gestattet. Der Geschäftspartner verpflichtet sich zur Achtung des fairen Wettbewerbs, insbesondere durch Einhaltung des jeweils geltenden Kartellrechts und sonstiger Vorschriften zur Regelung des Wettbewerbs. 

10. Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe unterhalten nur mit solchen Geschäftspartnern Geschäftsbeziehungen, von deren Integrität sie überzeugt sind und deren Identität ihnen bekannt ist. Sie achten darauf, dass die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Geldwäscheprävention und zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung eingehalten und verdächtige Vorgänge den zuständigen Behörden gemeldet werden. 

11. Exportkontrolle und Zölle

Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe achten auf die Einhaltung aller Vorschriften für den Import und Export von Waren, Dienstleistungen und Informationen. Sie erfüllen die Pflichten der Zoll- und Außenwirtschaftsgesetze in allen Ländern der unternehmerischen Tätigkeit. Zudem beachten sie die Sanktionslisten. 

12. Steuern, Buchführung und Finanzberichterstattung

Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe beachten die geltenden Steuergesetze und die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße Buchführung. Sie berichten über ihre Geschäftstätigkeiten wahrheitsgetreu und im Einklang mit den geltenden Gesetzen. 

13. Umweltschutz und Nachhaltigkeit

Umweltbewusstes Handeln ist für uns ethische und unternehmerische Pflicht. Wir leisten damit einen Beitrag zum Erhalt natürlicher Ressourcen, der Artenvielfalt und zum Klimaschutz. Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe verpflichten sich, die länderspezifischen Umweltnormen mindestens einzuhalten oder diese zu übertreffen. Wir fordern zudem, konsequent an der Vermeidung und Minimierung der Umweltauswirkungen zu arbeiten. Der Umgang mit Chemikalien und anderen gefährlichen Stoffen, Ressourcen und Bewirtschaftungsflächen erfolgt bewusst und zugleich schonend. 

14. Beauftragung von Subunternehmen

Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe tragen nicht nur Verantwortung für ihr eigenes Handeln, sondern auch für die Aktivitäten derjenigen Partner (z.B. Sub-Unternehmer oder Vertreter), die sie zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen gegenüber der Viba Unternehmensgruppe beauftragen. Sie suchen diese nach sachlichen Kriterien sowie nach den Bestimmungen dieser Leitlinie sorgfältig aus und stellen sicher, dass sie diese ebenfalls einhalten. 

15. Datenschutz

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Kunden und Mitarbeiter sowie die Achtung nationaler, europäischer und internationaler Datenschutzregelungen ist für uns selbstverständlich. Auch unsere Geschäftspartner werden entsprechend zum sorgsamen Umgang mit solchen Daten verpflichtet.  
16. Sicherheit und Schutz von Informationen, Wissen und geistigem Eigentum
Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe schützen das Know-how, die Patente, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Viba Gruppe und Dritten angemessen und bewahren derartige Informationen sicher auf. Vertrauliche Informationen werden von den Geschäftspartnern nicht unbefugt veröffentlicht, an Dritte weitergegeben oder in anderer Form verfügbar gemacht. 

17. Verpflichtung der Geschäftspartner

Die Geschäftspartner verpflichten sich, die Grundsätze dieses Kodex einzuhalten. Sie gewährleisten, dass ihre Mitarbeiter die Verhaltensgrundsätze kennen und einhalten und unterstützen sie darin, rechtmäßig und integer zu handeln. 
Darüber hinaus verpflichten sich die Geschäftspartner, auch mit ihren jeweiligen Geschäftspartnern entsprechende Vereinbarungen im Sinne dieser Verhaltensgrundsätze zu treffen.  
Die Geschäftspartner der Viba Unternehmensgruppe verpflichten sich außerdem, begründete Verdachtsmomente auf potentielle Regelverstöße im Zusammenhang mit Viba an das Hinweisgebersystem von Viba zu melden. Das Hinweisgebersystem ist für die Annahme und Bearbeitung von Hinweisen auf potentielle Regelverstöße durch Beschäftigte von Viba zuständig. Zu meldende Regelverstöße sind vorsätzliche oder fahrlässige Verletzungen geltenden Rechts (z.B. Gesetze, Verordnungen etc.) oder unternehmensinterner Regelungen, insbesondere Verstöße gegen die Verhaltensgrundsätze sowie Verletzungen arbeitsvertraglicher Pflichten durch Beschäftigte von Viba, die sie im Zusammenhang mit oder aus Anlass ihrer Tätigkeit für Viba begehen. 
Jeder Hinweis wird vertraulich, neutral und fair bearbeitet. Festgestellte Regelverstöße werden zeitnah abgestellt und angemessen sanktioniert. Hinweisgeber haben durch die Abgabe von Hinweisen keinerlei Sanktionen oder sonstige Benachteiligungen durch Viba zu befürchten. Hinweisgeber und Betroffene werden durch ein faires und transparentes Verfahren besonders geschützt. Der Missbrauch des Hinweisgebersystems wird nicht toleriert, sondern vielmehr sanktioniert. Um einen Hinweis abzugeben, steht die Hinweisgeberstelle von Viba zur Verfügung.

Kontaktdaten Hinweisgeberstelle

Adresse
Viba sweets GmbH 
Hinweisgeberstelle 
Die Aue 7 
98593 Floh-Seligenthal  

E-Mail: hinweisgeberstelle@viba-sweets.de
Online: https://www.sweets-sweets.de/hinweisgeberportal
(Hier können Hinweise anonym mit einem Alias-Namen abgegeben werden)

Die Viba sweets GmbH behält sich das Recht vor, im Einzelfall die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex aufgeführten Anforderungen nach vorheriger Ankündigung beim Geschäftspartner durch Experten und unter Anwesenheit von Vertretern des Geschäftspartners im Einklang mit den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen vor Ort zu prüfen. 

18. Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Grundsätze dieses Verhaltenskodexes

Die Viba Unternehmensgruppe betrachtet die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex formulierten Grundsätze als wesentlich für das jeweilige Vertragsverhältnis. Halten sich die Geschäftspartner nachweislich nicht an die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundsätze, ist die Viba Unternehmensgruppe berechtigt, die Geschäftsbeziehung zu diesem Geschäftspartner durch außerordentliche Kündigung zu beenden. 

Es liegt im Ermessen der Viba Unternehmensgruppe auf derartige Konsequenzen zu verzichten und stattdessen alternative Maßnahmen zu ergreifen, wenn der Geschäftspartner glaubhaft versichert und nachweisen kann, dass er unverzüglich Gegenmaßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Verstöße nach bestem Gewissen eingeleitet hat. In diesem Fall werden durch Viba angemessene Zeiträume zur Realisierung der Einhaltung der vorgegebenen Standards im Rahmen der Umsicht und Fairness gewährt. 

Stand September 2024